A mi día le faltan horas. Alejandra Agudo. El País.

Con un ritmo de vida cada vez más elevado, el tiempo se ha transformado en un bien escaso. Existen diferentes propuestas, técnicas y métodos para una mejor organización personal.

La vida de Berto Pena cambió en un viaje de trabajo, en el aeropuerto de Seattle (EE UU). Allí compró el libro de David Allen Getting Things Done, título traducido al español como Organízate con eficacia. Lo leyó en el vuelo de regreso y, según él mismo relata, le despertó. “Me di cuenta de que nadie me había enseñado a trabajar, a preparar una reunión, a distinguir los imprevistos de las urgencias, a proteger mi atención, a manejar el correo electrónico para que no me dominase”, recuerda.

Pena era directivo en una empresa, con un buen sueldo, pero era incapaz de manejar su vida, reconoce. “No tenía tiempo para leer o hacer ejercicio, el trabajo había invadido mi tiempo de ocio”, recuerda. Ahora no. Aquella lectura en el vuelo de vuelta desde Estados Unidos fue tan reveladora que empezó a buscar información sobre la productividad personal y escribir sobre el tema. “Ahora me dedico a ello”, detalla. “Y ya no digo que trabajo como un burro pero no veo resultados”, añade.

Solo con ver la información de contacto en la página web de Pena (Thinkwasabi) uno sabe que a este asturiano no le gusta perder su tiempo. Dice: “Muy importante. Antes de escribir tu mensaje te ruego leas atentamente estas pequeñas recomendaciones: asegúrate de elegir bien el "Asunto" en el formulario antes de enviar el correo; sé conciso, por favor, intenta sintetizar tu correo en pocas líneas, y sé directo; si es una consulta técnica, intenta darme los datos básicos para que pueda encontrar la solución; ten paciencia, el email no es una de mis prioridades y tardaré varios días en responder”.

La sensación que tenía Pena, esa de no disponer de tiempo suficiente, es un mal común. Muchos la habrán experimentado. “Pero tiene cura”, afirma el experto en productividad personal. “El problema es que trabajamos mucho, pero muy mal”, dice. En este sentido Amado Martínez, presidente de Growman Group, que imparte cursos sobre gestión eficaz del tiempo, subraya que organizar bien la jornada laboral “no significa trabajar más duro, sino utilizar el tiempo inteligentemente”. La clave está en aprender a priorizar. “Analizar cuál es tu misión. Fijar tus metas”, especifica Martínez.

Ana María González, directora de formación del grupo David Allen Company, precursora de uno de los métodos de gestión del tiempo más extendido en el mundo, el Getting Things Done (conseguir hacer las cosas, en español), detalla que “cuando priorizamos lo que hacemos es pensar en los riesgos, qué pasa si no hago algo, y los beneficios de hacerlo”. Al final se trata de decidir qué hacemos y que no. “Hay momentos en los que la mejor decisión puede ser no hacer algo”, detalla.

No es fácil. 

No hay, coinciden los especialistas, un esquema fijo de gestión del tiempo, ni herramientas o técnicas infalibles, tampoco una fórmula mágica. En este sentido, Martínez recuerda que es muy personal porque cada uno tendrá unas prioridades y hábitos distintos. Lo que funciona para unos, no necesariamente es útil para otros.

Berto Pena aconseja buscar información en blogs, en libros o revistas. “De la lectura puede surgir algo que te de pistas sobre tu problema y cómo resolverlo”, afirma. Un revulsivo. “Pero no hay que intentar revoluciones, hay que empezar por pequeñas acciones. Por ejemplo, proponerse no abrir el correo electrónico en el trabajo hasta que no se hayan realizado las tareas importantes”, añade.

El método que propone el libro de David Allen que inspiró a Pena y acabó transformando su vida –“ahora tengo tiempo para ir al gimnasio y no he perdido mi trabajo”, bromea--, se basa en que las personas dediquen tiempo a pensar, organizar y planificar. Se resume en cinco pasos:

• recopilar o anotar lo que queremos o tenemos que hacer,
•  decir qué haremos y que no,
•  organizar lo que sí ejecutaremos (cómo y cuándo lo haremos),
• revisar periódicamente las herramientas en las que hagamos los pasos anteriores (libretas, calendario del correo electrónico, agenda, teléfono)
• y, finalmente (y lo más importante), hacer.

Otras técnicas hacen una propuesta más simple, como la Pomodoro Technique (la técnica del tomate), que consiste en fijar un tiempo, preferiblemente corto, de una media hora, en un reloj de cocina para realizar una tarea y no dejar de hacerla hasta que el ‘tomate’ nos avise que hemos terminado. Hacer un descanso -realizar ejercicios físicos, consultar las redes sociales o llamar por teléfono a los amigos- y volver a retomar la actividad. Se trata, en definitiva, de obligarse a realizar una actividad durante un tiempo que hayamos decidido, un contrato con uno mismo (y el pomodoro).

Los métodos, por distintos que sean, son una herramienta para que las personas corrijan unos malos hábitos que son comunes. El presidente de Growman tiene identificados tres enemigos para una buena organización personal en el trabajo: la desconcentración, el estrés y la desgana. Este trío de males que alargan la jornada laboral en detrimento del tiempo de ocio y descanso, puede combatirse con “entrenamiento”, según Martínez. Y pone un ejemplo: “hay que aprender a decir no cuando alguien nos requiere para hacer algo que nos desvía de nuestra tarea, de nuestra prioridad”. Pero la negación no siempre es fácil. “Hay que conseguir hacerlo sin sentirse mal”, advierte. “Al principio te da pena hacerlo, porque parece que lo que cuenta es hacer más, y no hacer menos pero mejor. Pero al final te das cuenta de que te vas quedando con lo prioritario”, añade Berto Pena.

Decir "no" es clave para luchar contra los conocidos como 'ladrones de tiempo', esas interrupciones, urgencias, distracciones y personas (también el jefe) que te desvían de la actividad que habías planeado hacer. “Yo he sido jefe muchos años y no era consciente del daño que hacía a los empleados con mis interrupciones”, recuerda Pena. Para vencer el vértigo de negar la atención al superior, el compañero o ese proveedor que no deja de escribir al correo, González cree que es muy importante tener “un inventario de lo que quieres hacer. Así es más fácil decir no a todo aquello que nos distraiga de lo que queremos”.

En este sentido, para Pena hay tres grandes agujeros negros que se tragan el tiempo de los trabajadores en las empresas: el correo electrónico, las reuniones y las ya mencionadas interrupciones. “El email está elevado a categoría de trabajo, incluso se ha convertido en una tarea vaciarlo y se busca en él lo que hay que hacer en el día”, indica. Un error, en su opinión. “Tienes que empezar el día con tus prioridades”, subraya. En cuanto a las reuniones cree que en demasiadas ocasiones son una pérdida de tiempo. “Antes, porque se fijan sin plazo suficiente para prepararlas; durante, porque no tienen ningún objetivo; y después, porque no se fijan tareas que haya que realizar”, detalla.

Otro error que cometen aquellos que sufren el mal de “trabajo mucho pero no tengo resultados”, es confundir imprevistos con urgencias. No todo lo que llega sin haberlo previsto es urgente, quizá pueda y deba esperar para no cortar el hilo de nuestra actividad. “A veces en las empresas se trabaja como si los empelados fueran bomberos apaga fuegos”, critica González. “Muchas veces esto ocurre por falta de organización”, puntualiza.

El resultado del esfuerzo mayúsculo que supone cambiar hábitos, tomar las riendas de la propia agenda, dejar de ser bomberos y decir que no, es según los especialistas, una mayor calidad de vida. “Recuperas tu vida”, asegura Pena por experiencia propia. “Si trabajas distraído, te vas más tarde a casa porque la jornada se alarga”, abunda. Pero no solo eso. Berto Pena cree que los malos hábitos no solo ocurren en el trabajo. También el ocio tiene sus propios “ladrones” que el escritor relaciona directamente con la tecnología. “Vivimos distraídos. También en casa. Cenamos con el móvil al lado de la servilleta y estamos pendientes de si nos llega un mensaje. Y ya no hablamos con la pareja porque estamos tuiteando”, dibuja la situación.

Pese a la importancia de la planificación para que nada ni nadie nos robe el tiempo, de ocio o de trabajo, el autor de Gestiona Mejor tu Vida (editorial Libros Libres) no es “muy amigo de la excesiva planificación” fuera de la oficina. “Solo hay que planificar las obligaciones como pagar facturas, las citas del médico o las revisiones del coche. También hay que dejar espacio a la improvisación”, zanja.

Falta de tiempo, de problema individual a colectivo

El día tiene 24 horas, antes y ahora, pero en la actualidad el tiempo es un bien escaso. Lejos de ser un problema particular, cada vez son más quienes sufren el estrés, la preocupación o la sensación de que su día tiene menos horas de las que necesita.

Más allá de las acciones que cada uno tome para mejorar su propia organización y con ello su calidad de vida y salud, la Administración también juega rol importante en este sentido. Así lo creen en el Ayuntamiento de Barcelona, que cuenta con una concejalía de Usos del Tiempo para articular las medidas encaminadas a facilitar a los ciudadanos la organización de su tiempo y que este sea de mayor calidad. Pero, ¿cómo influye la política?

“Por ejemplo, una persona joven puede cruzar una calle en menos tiempo que una persona mayor. Esto hay que tenerlo en cuenta cuando se programan los semáforos”, explica Monsterrat Calvo, directora del programa Tiempo y Calidad de Vida que desde hace tres años desarrolla el Ayuntamiento.

El transporte y la movilidad urbana son claves. En ciudades cada vez más disgregadas, los habitantes tienen una cita diaria con los desplazamientos y los atascos. Y en esto, la política también tiene un papel crucial. “Que haya una red amplia de transporte público es fundamental para el uso del tiempo. También que demos información sobre el paso y las combinaciones”, señala Calvo.

El acercamiento de la Administración al ciudadano (y no al revés) también ahorra tiempo. “El acceso electrónico a información y trámites evita traslados. Pero además se trabaja por que la ciudadanía tenga los servicios públicos cerca. Esto se consigue planificando la distribución del equipamiento. Por ejemplo, en Barcelona todo el mundo tiene un biblioteca o un polideportivo público a diez minutos de su casa”, asegura la directora del programa Tiempo y Calidad de Vida. Eso no solo evita largos trayectos, sino que además dota a las personas de una oferta de ocio para su tiempo libre: la lectura y el ejercicio.

Más aun, hay quienes no pueden disfrutar de esas infraestructuras porque sufren sobrecarga de responsabilidades difícilmente eludibles. Es el caso de los cuidadores de personas dependientes. Forma parte de las políticas sobre usos del tiempo dar un respiro a esas familias. “Organizamos talleres para personas con discapacidad para que sus cuidadores tengan tiempo para sí mismos”, detalla Calvo.

El equilibrio entre vida laboral y personal es, según la directora, una asignatura pendiente. Los trabajadores pueden tomar decisiones, como hemos visto, para que la balanza no se venza solo de un lado, el del empleo. Con todo, las empresas son responsables de la mayor o menor conciliación. Lo que hacen desde el Ayuntamiento de Barcelona para impulsar las buenas prácticas en este sentido es premiar, desde hace dos años, a las compañías que han hecho acciones de conciliación entre sus trabajadores. “Las entidades locales empezamos a considerar el tiempo como un derecho de la ciudadanía”, concluye Calvo.

El método 'Getting Things Done', de David Allen

Ana María González, directora de formación de la David Allen Company, precursora de uno de los métodos de gestión de actividades más extendidos en el mundo, Getting Things Done, título del libro que al español se ha traducido como Organízate con eficacia, resume los cinco pasos “que te dan la confianza de que en todo momento haces lo correcto”.

1. Asegurarnos que nuestro mundo interno, nuestras ideas, y el externo, las tareas y actividades, han sido “capturados” de una manera fiable. Esto es anotarlo, exteriorizarlo utilizando distintas herramientas como mandarse a uno mismo un correo electrónico, apuntarlo en una agenda o un cuaderno de notas, o llamarse a uno mismo y dejarse un aviso en el teléfono. Lo que a cada uno le asegure de que lo volverá a consultar, ver y procesar.. “Si te quedas con las cosas en la mente hay muchas posibilidades de que las olvides. O si utilizas una herramienta que no es útil para ti, seguramente no lo vuelvas a ver después de anotarlo”, detalla. “La mente es para tener ideas no para mantenerlas”.

2. Dedicar tiempo a clarificar, pensar y decidir qué hacer y qué no hacer con de eso que se ha capturado. La recomendación es hacerlo a diario.

3. Una vez tomadas las decisiones, organizar. Distribuir en el día, la semana o el mes esas tareas que hemos decidido hacer.

4. Revisar. Es importante chequear todos los días la herramienta que utilicemos para los pasos anteriores.

5. Hacer. Priorizar momento a momento qué hacer y qué no hacer.